De Fietsvergoeding – Hoe zit het in elkaar?

De laatste jaren is al het een en ander veranderd aan de fietsvergoeding. Vandaar dit overzicht om wat duidelijkheid te scheppen.

Is het geven van een fietsvergoeding verplicht?

Ja, sinds mei 2023 is het verplicht om werknemers een fietsvergoeding te geven. Het te betalen bedrag verschilt echter al naargelang

• De vergoeding ingevoerd wordt op ondernemingsniveau;

• De vergoeding ingevoerd wordt door een sectorale bepaling;

• De vergoeding ingevoerd wordt door CAO nr. 164.

De onderneming voert een fietsvergoeding in

Een werkgever kan op ondernemingsvlak regels invoeren over de fietsvergoeding. Opgelet, als er een sectorale fietsvergoeding is moet men een fietsvergoeding geven op ondernemingsvlak die minstens gelijkwaardig is. Dit kan men invoeren door een ondernemingscao of een arbeidsreglement.

Als er geen sectorale fietsvergoeding is, dan kan men een ook een fietsvergoeding op ondernemingsniveau invoeren. Doet men dit via een ondernemingscao, dan is men vrij om het bedrag te bepalen. Doet men dit via een arbeidsreglement dan moet men minstens de voorwaarden in CAO 164 naleven.

De sector voert een fietsvergoeding in

Iedere sector kan door middel van een sectorale CAO bepalen hoe hoog de fietsvergoeding is en of er bijkomende voorwaarden aan gekoppeld worden.

De vergoeding wordt ingevoerd door CAO nr. 164

Wanneer er geen regeling is op ondernemingsniveau en de sector heeft ook geen regeling getroffen, dan gelden de bepalingen van CAO nr. 164.

CAO nr. 164 is suppletief van aard. Dat wil zeggen dat een sectorale regeling of ondernemingsregeling lager mag zijn dan hetgeen in CAO nr. 164 wordt bepaald.

De fietsvergoeding vastgelegd door cao nr. 164 bedraagt 0,28 euro per kilometer op 1 januari 2024.

Wat is het maximumbedrag?

Als werkgever mag u maximaal 0.35 EUR per kilometer geven. Het bedrag wordt jaarlijks begrensd en voor 2024 is deze begrenzing 3.500 EUR.

Wat is het belastingkrediet?

Belastingkrediet – CAO nr. 164

Als men als werkgever een fietsvergoeding toekent op basis van CAO nr. 164, dan krijgt men een belastingvoordeel ter compensatie van die extra kost.

Het gaat om een tijdelijke maatregel voor de fietsvergoeding voor verplaatsingen tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling met de fiets in de periode van 1 mei 2023 t.e.m. 31 december 2024, toegekend in een belastbaar tijdperk verbonden met de aanslagjaren 2023, 2024, 2025 of 2026.

Dit belastingkrediet geldt voor de verhogingen van de fietsvergoeding, namelijk het verschil tussen de fietsvergoeding toegekend op een bepaald tijdstip in de periode van 1 mei 2023 t.e.m. 31 december 2024 en de referentiefietsvergoeding toegekend op 1 juli 2022. Indien er geen vrijwillige fietsvergoeding o.b.v. het arbeidsreglement of individuele overeenkomst werd toegekend, is de referentiefietsvergoeding in principe 0.

Het bedrag van het belastingkrediet is gelijk aan de verhoging van de fietskilometervergoeding vermenigvuldigd met het aantal kilometers waarvoor de vergoeding is toegekend binnen bovenvermelde periode, met een maximum van 20 kilometer per enkel traject.

Eén van de voorwaarden is echter wel dat de kost van de fietsvergoeding effectief moet worden gedragen door de werkgever en deze niet wordt doorgerekend aan een derde.

Belastingkrediet – vrijwillige verhoging naar 0,35 EUR/KM

Om werkgevers aan te moedigen om dit verhoogd bedrag toe te kennen, wordt er eveneens voorzien in een tijdelijke fiscale compensatie in de vorm van een belastingkrediet. Verhoog je dus vrijwillig de fietsvergoeding binnen jouw onderneming vanaf 1 januari 2024, dan kan je ook een compensatie van deze kost bekomen. Het gaat om een compensatie van de fietsvergoedingen toegekend voor de verplaatsingen tijdens de periode van 1 januari 2024 tot eind 2026 en die ten laatste op 31 december 2027 worden toegekend.

Om aanspraak te maken op dit belastingkrediet, gelden de volgende voorwaarden:

• de kost van de fietsvergoeding wordt effectief gedragen door de werkgever;

• de verhoging van de fietsvergoeding is niet het gevolg van een indexering;

• de vrijwillige verhoging van de fietsvergoeding geldt onbeperkt in tijd (geen tijdelijke verhoging);

• de verhoging moet worden vastgelegd in een ondernemings-cao, het arbeidsreglement of een individuele overeenkomst. Hier kan je een model terugvinden van een individuele overeenkomst ter verhoging van de fietsvergoeding.

Het belastingkrediet geldt voor het verschil tussen de fietsvergoeding toegekend op een bepaald tijdstip tussen 1 januari 2024 en 31 december 2026 en de referentiefietsvergoeding toegekend op 1 juni 2023, met een minimum van € 0,18 per kilometer. De compensatie wordt beperkt tot maximaal € 0,05 per kilometer.

Indien de werkgever reeds een compensatie krijgt in de vorm van een belastingkrediet gelinkt aan cao nr. 164 (zoals hierboven beschreven), wordt enkel het surplus van de verhoogde fietsvergoeding gecompenseerd door het belastingkrediet voor de facultatieve verhoging van de fietsvergoeding.

Voor meer informatie over het belastingkrediet, neem je best contact op met je boekhouder.